Meer met minder – the Lean way?

Je kent dat wel, van die nieuwjaarstoespraken waarin het management de doelen voor het nieuwe jaar presenteert. Ik verdenk ze er altijd van dat er een managementboek bestaat waarin 50 doelen beschreven staan en dat het een kwestie is van random er 3 selecteren. Vervolgens laat je je marketingmanager er een mooie infographic van maken die op A3, ‘nee doe maar A2 poster formaat’, wordt afgedrukt. Dan kan iedereen hem boven zijn bureau hangen en dan komt het vanzelf goed.

Eén van de drie doelen is altijd een variant van ‘we moeten meer doen met minder’. Efficiënter en productiever dus, nee dat klinkt nog te negatief, laten we het ‘slimmer’ noemen! Ok, dus we moeten slimmer werken, hoe gaan we dat doen?

Voor je het weet is 1 van de grootste kamers in het pand omgetoverd tot ‘Lean war room’, met nog steeds te weinig ruimte aan de wand voor alle geeltjes, grafiekjes en actiepunten. Sssttt, de Obeya is net begonnen. De wat? Een continuous improvement manager (ingehuurd uiteraard, slim!) is aan het woord en de rest van de ruimte is gevuld met ja knikkers die braaf gehoorzamen, dat moet blijkbaar bij een Obey-ja. Actiepunten worden opgeplakt en onderbouwd met kleurrijke grafiekjes die nog even snel in Excel zijn gemaakt. Niemand die twijfelt aan de waarheid van die grafiekjes want het ziet er visueel prachtig uit.

Waiting…

Al snel is duidelijk dat 1 van de grootste verspillingen in het bedrijf (vrijwel altijd) ‘waiting’ is. Processen lopen niet lekker, hebben een te lange doorlooptijd en gedurende het proces wordt het probleem 3x over de schutting van een afdeling gegooid, want de organisatie is uiteraard maar half gekanteld naar een soort matrixorganisatie (want helemaal afscheid nemen van je afdelingen is eng en kost je je baan). Verspilling van talent wordt overigens zelden genoemd want dat blijft een te lastig onderwerp maar dat is een artikel op zich.

Green belts…

Binnen no-time lopen er 25 green belts in de organisatie rond, op zoek naar verspilling voor hun praktijkopdracht. Werkinstructies moeten beter worden vastgelegd, doet iemand wel eens iets met die lessons learned?, dat onboarding proces blijft ook een cliché dingetje en waarom werken we nog steeds in twee verschillende ERP systemen?

De ene na de andere verbetering wordt vastgelegd via een nieuw verbetervoorstelformulier (ook een goed idee!). En toen bleef het lange tijd stil…

Veranderorganisatie…

Alle ideeen worden netjes doorgezet naar een lijstje met Process owners, een lijstje waar in de loop der jaren vrijwel alleen maar managers op zijn terecht gekomen. Managers die druk zijn met ‘de waan van de dag’ en het blussen van brandjes. Managers die eigenlijk alleen maar iets te vertellen hebben in hun eigen afdeling en helemaal geen overzicht hebben over het hele proces. Managers met alles …behalve tijd.

Ok, na diverse reminders vanuit de War Room richting de process owner komt er uiteindelijk een meeting en is men het er over eens dat een processtap anders moet. Met oogkleppen op wordt ingezoomd op die ene processtap en wordt besloten dat het bijbehorende formuliertje nu echt eens gedigitaliseerd moet worden. Alleen hoe dan? De volgende dag crasht 1 van de 2 ERP systemen en is de betreffende manager weer druk met het blussen van een brandje in zijn eigen afdeling.

De intentie was goed maar de organisatie was blijkbaar nog niet klaar voor deze verbeter en veranderaanpak.

Volgend jaar doen we het anders…beter…slimmer! Proost!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.