Elke E-mail getuigt van een niet ingericht proces

‘We mailen ons te pletter’, stond vandaag in de krant. 183 miljard mailtjes…per dag. Begin jaren 90 was dat nog vrijwel nihil. Psycholoog Thijs Launspach schreef als stress-expert er een boek over: ‘Fokking druk’.

Always connected

We leven in een maatschappij waarin we het liefst 24 uur per dag standby willen zijn en kunnen zijn, omdat we in toenemende mate devices om ons heen hebben waarmee we continu connected zijn met de rest van de wereld. Nieuwsgierigheid is volksziekte nummer 1 geworden, want hierdoor voelen we ons continu genoodzaakt om onze email en social media te checken. Alleen onze Smartphone raadplegen we gemiddeld al 150 keer per dag. Stress is geen oorzaak maar een gevolg van onze niet te bedwingen drang naar de laatste updates, mailtjes en nieuwsfeitjes, fake or not. Een maatschappij waarin je een ‘boete’ krijgt als je in het openbaar vervoer niet met je smartphone zit te spelen.

Een maatschappij waarin stoplichten voor voetgangers in het trottoir worden verwerkt omdat we niet meer om ons heen kijken. Een maatschappij waarin ik mijn kinderen een whatsappje stuur als ze aan tafel moeten… en stiekem dromen we allemaal van een paar weken Expeditie Robinson op een onbewoond eiland, zonder telefoon of wat voor device dan ook. Wegdromend met dat liedje van ‘Doe Maar’: ‘er zit een knop op die tv, die helpt je zo uit de puree, druk hem in en ga maar mee, de bloemen buiten zetten’…

Op kantoor

Maar omdat we onbewust altijd op zoek zijn naar meer stress nemen we een baan, zo’n baan waarop je op je eerste werkdag in de ‘healing office’ een laptop, smartphone en uiteraard een extra emailadres krijgt van je baas, want dan ben je tenminste direct bereikbaar voor de rest van de organisatie. Voor je het weet heb je 5 devices en 40 kanalen waarop je bereikbaar bent. Alleen al op je twee smartphones knipperen de hele dag zo’n 20 icoontjes met ongelezen berichten en gemiste oproepen. Wow, Fokking druk man!

Zodra je in dienst kwam bij het bedrijf gaf je nl. onbewust iedereen in het bedrijf toestemming om al hun problemen via de mail bij jou over de schutting te gooien. Uiteraard kom je overdag niet door al die problemen heen (want als je al tijd over hebt dan bekijk je liever je prive berichtjes) en ben je genoodzaakt om ’s avonds nog twee uur lang de problemen van anderen op te lossen. ‘Een To Do list voor jou, maar dan beheerd door andere mensen’. Uhh ok!?

Productiviteitsboost

Wat nou als we E-mails en onnodige berichten zouden afschaffen en zouden zorgen dat alle processen goed ingericht zijn binnen het bedrijf? Elk E-mailtje getuigt namelijk van een niet ingericht proces. Dit zou betekenen dat we elke dag zo’n 2,5 uur overhouden aan tijd die we nu besteden aan het beantwoorden van E-mails. Dit zou een enorme productiviteit boost kunnen geven aan de organisatie en stress verminderen in ons prive leven.

Als je daarnaast uitgaat van dat kenniswerkers zo’n 20% van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie en het gestructureerd vastleggen van die informatie dus zo’n 20% aan tijd zou besparen dan hou je al snel zo’n 4 uur per dag over.

4 uur per dag!… dat is elke dag twee keer monopoly spelen met je kinderen. Moet je ze alleen nog zo ver krijgen dat ze hun telefoon wegleggen. Succes!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.